Trên nhiều khía cạnh, kho đóng vai trò như “bộ não” của cửa hàng. Quản lý kho đúng cách giúp bạn dễ dàng tìm kiếm hàng hóa, tối ưu được không gian, tiết kiệm thời gian và nhân lực cho cửa hàng…
Kho hàng là nơi hàng hóa ra vào thường xuyên. Dù kho hàng của bạn lớn hay nhỏ, hãy chừa một khu vực đủ rộng để nhân viên có thể dễ dàng kiểm hàng, sắp xếp hàng hóa ra vào kho mỗi khi cần.
1. Tối ưu không gian kho để quản lý hiệu quả hơn
Một trong những yếu tố quan trọng trong quản lý kho hàng hiệu quả là sử dụng không gian kho một cách tối ưu. Thay vì chỉ đặt hàng hóa dưới đất, bạn nên đầu tư vào hệ thống kệ hàng nhiều tầng để tận dụng toàn bộ chiều cao của kho. Điều này không chỉ giúp bạn tận dụng không gian một cách tối đa mà còn giúp việc sắp xếp và quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng hơn. Khi hàng hóa được đặt trên kệ, việc tìm kiếm và lấy hàng sẽ nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều. Đừng quên chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ như thang để nhân viên có thể dễ dàng và an toàn lấy hàng ở những vị trí cao. Ngoài ra, đồ bảo hộ lao động cũng là cần thiết để đảm bảo an toàn cho nhân viên trong quá trình làm việc trong kho. Khi không gian kho được sắp xếp hợp lý, hoạt động vận hành kho sẽ diễn ra trơn tru, tiết kiệm thời gian và công sức.
2. Đặt hàng bán chạy ở vị trí thuận tiện
Hàng hóa trong kho cần được sắp xếp có hệ thống để tiết kiệm thời gian và công sức khi tìm kiếm. Bạn nên ưu tiên đặt những mặt hàng bán chạy, được lấy ra thường xuyên ở vị trí gần lối ra vào hoặc ở phía trước của kệ hàng. Điều này giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận và lấy hàng một cách nhanh chóng. Với những mặt hàng ít được tiêu thụ hơn, bạn có thể đặt chúng ở các khu vực xa hơn hoặc phía sau. Việc này không chỉ giúp bạn giảm thời gian tìm kiếm hàng hóa mà còn tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào những sản phẩm có nhu cầu cao. Bên cạnh đó, việc sắp xếp theo mức độ tiêu thụ còn giúp bạn có cái nhìn tổng quát về sự di chuyển của hàng hóa, từ đó có thể điều chỉnh chiến lược nhập hàng hợp lý hơn.
3. Đặt hàng nặng ở tầng dưới
Việc sắp xếp hàng hóa theo trọng lượng cũng là một yếu tố quan trọng trong quản lý kho. Các sản phẩm nặng, cồng kềnh nên được đặt ở các tầng dưới của kệ để dễ dàng di chuyển và tránh nguy cơ gây nguy hiểm khi lấy hàng. Việc đặt hàng nặng ở tầng trên có thể dẫn đến nguy cơ hàng hóa rơi xuống, gây hư hỏng sản phẩm hoặc thậm chí là tai nạn cho nhân viên. Ngược lại, các sản phẩm nhẹ hơn hoặc dễ vỡ nên được xếp lên các tầng cao hơn để đảm bảo an toàn. Điều này không chỉ giúp nhân viên làm việc dễ dàng hơn mà còn đảm bảo an toàn trong kho hàng, giảm thiểu rủi ro hư hỏng hoặc tai nạn. Việc sắp xếp theo trọng lượng cũng giúp tăng hiệu quả và tốc độ khi lấy hàng trong các tình huống cần xử lý nhanh.
4. Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng
Phần mềm quản lý kho hiện đại là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý hàng hóa một cách chính xác và hiệu quả. Các phần mềm này giúp bạn kiểm soát số lượng hàng tồn, theo dõi tình hình nhập xuất hàng hóa, và nắm bắt được sản phẩm nào đang bán chạy, sản phẩm nào đang tồn kho lâu ngày. Ví dụ, với phần mềm quản lý bán hàng như iOrder.vn, bạn có thể dễ dàng kiểm soát lượng hàng tồn kho, nhận thông báo khi một sản phẩm sắp hết hoặc đã tồn kho quá lâu. Điều này giúp bạn đưa ra các quyết định nhập hàng, xả hàng kịp thời, tránh tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hàng khi nhu cầu tăng cao. Ngoài ra, phần mềm còn giúp tự động hóa quy trình báo cáo, giảm thiểu các sai sót thủ công, và giúp bạn quản lý kho hàng một cách chính xác, hiệu quả hơn. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm bớt chi phí quản lý.
5. Đầu tư vật chứa phù hợp
Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh của bạn, việc lựa chọn vật chứa phù hợp cho từng loại hàng hóa là rất quan trọng. Đối với các mặt hàng lớn hoặc cần bảo quản đặc biệt, bạn có thể sử dụng các kệ sắt chắc chắn hoặc tủ có bánh xe để dễ dàng di chuyển. Đối với hàng hóa nhỏ, nhẹ, thùng carton, rổ hoặc hộp nhựa có thể là lựa chọn tốt. Nếu kho của bạn thường xuyên phải sắp xếp lại hoặc di chuyển hàng hóa, bạn nên đầu tư vào các loại kệ có bánh xe hoặc rãnh trượt để việc di chuyển và sắp xếp trở nên dễ dàng hơn. Việc lựa chọn đúng vật chứa giúp bạn bảo quản hàng hóa tốt hơn, tránh hư hỏng và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình vận hành trong kho.
6. Sắp xếp hàng hóa theo hệ thống
Dán nhãn, treo biển để phân biệt các khu vực để hàng
Việc sắp xếp hàng hóa theo một hệ thống logic giúp quản lý kho hàng trở nên khoa học và hiệu quả hơn. Bạn nên phân loại hàng hóa theo chủng loại, kích thước, màu sắc hoặc theo nhãn hiệu để dễ dàng quản lý và tìm kiếm. Ngoài ra, việc dán nhãn rõ ràng cho từng khu vực hoặc từng loại hàng hóa là rất quan trọng. Bạn có thể sử dụng biển chỉ dẫn, sơ đồ kho hàng để nhân viên dễ dàng xác định vị trí của từng loại sản phẩm. Sắp xếp hàng hóa theo hệ thống không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm kê hoặc nhập xuất hàng.
7. Kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm
Nhiệt độ và độ ẩm trong kho là hai yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hóa, đặc biệt là đối với những mặt hàng nhạy cảm với môi trường như thực phẩm, thuốc hoặc sản phẩm điện tử. Nếu nhiệt độ và độ ẩm không được kiểm soát tốt, hàng hóa có thể bị hư hỏng hoặc xuống cấp, dẫn đến thiệt hại tài chính cho cửa hàng. Do đó, việc lắp đặt hệ thống kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm là cần thiết để đảm bảo hàng hóa luôn được bảo quản trong điều kiện tối ưu. Chủ cửa hàng có thể lắp đặt thiết bị đo nhiệt độ, độ ẩm tự động để dễ dàng theo dõi và điều chỉnh khi cần thiết.
8. Cung cấp đầy đủ ánh sáng
Nhiều chủ cửa hàng thường bỏ qua tầm quan trọng của việc lắp đặt hệ thống chiếu sáng trong kho. Ánh sáng đầy đủ giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm hàng hóa, đọc thông tin trên các nhãn mác và đảm bảo an toàn khi làm việc. Một kho hàng thiếu ánh sáng có thể khiến nhân viên khó khăn trong việc tìm hàng, dẫn đến việc bỏ sót hoặc nhầm lẫn khi xuất kho. Hơn nữa, ánh sáng yếu còn tạo điều kiện cho chuột bọ, côn trùng phát triển, làm hư hỏng hàng hóa. Do đó, bạn nên đảm bảo rằng kho hàng của mình được lắp đặt đầy đủ hệ thống chiếu sáng để đảm bảo hiệu quả trong quản lý và vận hành.
9. Không cho khách hàng vào kho
Kho hàng là khu vực nội bộ và chỉ dành riêng cho nhân viên của cửa hàng. Bạn không nên cho phép khách hàng hoặc người lạ vào kho, vì đây là khu vực tiềm ẩn nhiều nguy hiểm và rủi ro. Không những có nguy cơ gây tai nạn do hàng hóa nặng, sắc nhọn, mà việc cho khách hàng vào kho còn làm tăng nguy cơ mất mát hàng hóa. Để đảm bảo an toàn và tránh những rủi ro không đáng có, bạn nên quy định rõ ràng việc cấm khách hàng và những người không có nhiệm vụ vào kho.
10. Đặt dụng cụ tại vị trí cố định
Đặt các công cụ cần thiết ở đúng vị trí
Các dụng cụ hỗ trợ như băng dính, thẻ tag, thang, và dụng cụ đóng gói cần được đặt tại các vị trí cố định và buộc nhân viên phải trả về đúng chỗ sau khi sử dụng. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm mỗi khi cần dùng và tránh được tình trạng thất lạc. Việc quy định rõ ràng vị trí của từng loại dụng cụ trong kho cũng giúp quá trình làm việc diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Khi tất cả mọi thứ được sắp xếp gọn gàng và ngăn nắp, nhân viên sẽ có thể làm việc trong một môi trường thuận lợi, chuyên nghiệp hơn.
11. Chừa khu vực riêng cho giao nhận hàng
Khi hàng hóa ra vào kho thường xuyên, bạn nên bố trí một khu vực riêng biệt cho việc giao nhận hàng. Khu vực này cần đủ rộng và thông thoáng để nhân viên có thể dễ dàng kiểm tra, sắp xếp và di chuyển hàng hóa một cách nhanh chóng. Điều này cũng giúp tránh sự xáo trộn trong kho và đảm bảo rằng quy trình giao nhận diễn ra trơn tru, đúng quy định.
Việc áp dụng những mẹo nhỏ này vào quản lý kho sẽ giúp bạn cải thiện hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí trong quá trình vận hành
iOrder xin giới thiệu tới các nhà quản trị bộ giải pháp quản lý chuỗi cửa hàng iOrder có đầy đủ toàn bộ các tình năng cần thiết nêu trên, hay nói cách khác, toàn bộ tính năng cần sử dụng các ứng dụng riêng lẻ nay được tính hợp trên 1 nền tảng duy nhất. Với phần mềm iOrder, mọi bài toán liên quan tới “quản lý chuỗi cửa hàng” mà doanh nghiệp có thể gặp phải như: bán hàng, lưu kho, thông tin khách hàng… đều có thể dễ dàng giải quyết. Doanh nghiệp dễ dàng tối ưu thời gian và chi phí, lưu trữ dữ liệu trên hệ thống dữ liệu lớn. Đồng thời giúp quá trình quản lý chuỗi bán lẻ trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.
